À certains égards, le contrôle financier peut être un rôle difficile à définir. Il chevauche les divisions entre la comptabilité pure, la stratégie financière et le leadership. Les bons contrôleurs financiers doivent avoir à la fois une grande attention aux détails et une vue d’ensemble. Ils sont chargés d’assurer la précision mais également d’améliorer l’efficacité deux objectifs qui se heurtent souvent à la tête.
Et, comme pour la plupart des descriptions de poste modernes, ce rôle évolue. Les entreprises attendent plus de vision stratégique qu’auparavant, et de nombreux contrôleurs financiers recherchent activement ces défis. Avec tout cela à l’esprit, explorons pleinement le rôle, les responsabilités et les objectifs des contrôleurs financiers. A commencer par une définition claire de leur périmètre.
Qu’est-ce qu’un contrôleur financier ?
Plus simplement, le contrôleur financier est le chef comptable d’une entreprise. Ils supervisent les activités comptables et s’assurent que les grands livres reflètent avec précision l’argent entrant et sortant de l’entreprise. Les responsabilités comprennent généralement :
- La supervision générale de la comptabilité
- La création de politiques internes et de contrôles des dépenses
- La coordination des fiscalistes externes
- Le paramétrage des comptes bancaires
- S’assurer que le paiement est reçu des clients et autres débiteurs
Contrôle et comptabilité
Comme indiqué ci-dessus, le contrôleur est étroitement impliqué dans le processus comptable de l’entreprise. Et dans de nombreux cas, ils feront beaucoup de comptabilité au jour le jour.
Mais dans les grandes équipes financières, il existe une distinction claire entre les deux.
La comptabilité
La comptabilité est l’acte d’enregistrer les données de transaction de l’entreprise. Cela inclut l’argent entrant et sortant de l’entreprise. Ainsi, les comptables sont principalement concernés par l’enregistrement des chiffres avec précision et aussi facilement que possible.
Évidemment, c’est trop simpliste, mais c’est le concept en un mot.
Contrôler
Comme expliqué ci-dessus, le contrôle vise davantage à s’assurer que les données enregistrées sont exactes, à temps et dans le cadre des règles fixées par l’entreprise. Lorsqu’il y a un écart dans les livres, le contrôleur doit le repérer, comprendre ce qui s’est passé et faire un suivi avec les parties impliquées.
Ils sont également généralement en charge des politiques et des procédures pour s’assurer que les bonnes transactions sont effectuées par les employés. L’exemple le plus évident est celui des dépenses – le contrôleur financier est généralement chargé de créer une politique de dépenses et d’en tenir les membres de l’équipe responsable.
Les comptables et les contrôleurs financiers sont tous deux impliqués dans le processus de clôture financière en équilibrant les livres à la fin de chaque exercice, pour recommencer la période suivante.
Les clés d’un contrôle efficace
Il ne suffit pas de connaître le rôle du contrôleur financier. Il existe des moyens clairs d’être plus efficient et efficace dans ce poste, et de passer d’un simple traitement de données à un partenaire commercial de confiance.
Comme tout comptable le sait bien, l’enregistrement des transactions financières nécessite encore de nombreuses saisies manuelles de données. Et ce n’est pas seulement la première fois, les erreurs découvertes en fin de journée signifient que vous devez ensuite revenir en arrière et ressaisir une grande partie des données que vous avez déjà traitées. La plupart des données de transaction peuvent en fait être saisies et copiées entre les systèmes sans intervention humaine.
À tout le moins, assurez-vous de ne pas saisir de données plus d’une fois. Lorsque vous utilisez plusieurs systèmes de traitement des factures, gestion des dépenses et achats, par exemple: ils doivent tous communiquer avec vos systèmes comptables et/ou ERP. Les informations doivent être à jour dans tous ces domaines, et elles ne doivent pas dépendre de vous et de votre équipe pour y parvenir.
Donner de l’autonomie aux autres équipes
Un autre problème clé avec de nombreux processus financiers est qu’ils ont tendance à dépendre de l’équipe financière tout au long. Prenez le traitement des factures, par exemple. Dans une entreprise typique, cela ressemble un peu à ceci :
- Un employé de première ligne reçoit un service d’un fournisseur (conseil indépendant, par exemple)
- Le fournisseur émet une facture et l’envoie à l’employé
- L’employé l’envoie à son gestionnaire pour approbation
- Le gestionnaire approuve la facture
- L’employé envoie la facture à l’équipe des finances
- Un membre de l’équipe financière doit extraire les informations clés de la facture, les saisir dans un outil (ou une feuille de calcul de base) et les enregistrer à l’endroit approprié
- La facture est ensuite passée dans le cadre du cycle normal
Un expert comptable Saint-Gilles doit alors rationaliser la facture par rapport aux paiements effectués par l’entreprise afin de clôturer les livres. Supposons plutôt que l’employé puisse recevoir la facture et la saisir lui-même dans un outil de traitement des factures ou de gestion des dépenses. Aucun e-mail ne doit être envoyé, le responsable peut approuver la facture de manière native dans l’application et l’équipe financière n’a aucune saisie de données jusqu’à la comptabilité. Mieux encore, les employés apprennent à créer et à traiter une facture valide. Cela évite que des problèmes se reproduisent encore et encore sur la route.